1. OBECNÉ INFORMACE

Společnost Rail Cargo Group („RCG“ nebo „my“) – Rail Cargo Austria AG, 1100 Vienna, Am Hauptbahnhof 2, FN 248731g a její dceřiné společnosti – dbá na ochranu vašich osobních údajů a na zpracování těchto údajů v souladu s údaji ochranné předpisy. V tomto prohlášení o ochraně údajů vysvětlujeme, jak jako osoba odpovědná za zpracování údajů o vás shromažďujeme, předáváme a používáme osobní údaje a jak můžete uplatnit svá práva subjektu údajů.

1.1 Máte-li jakékoli dotazy týkající se používání vašich osobních údajů, kontaktujte nás prostřednictvím našeho pověřence pro ochranu údajů na adrese datenschutz@railcargo.com nebo poštou na adresu „Rail Cargo Austria AG, Právní záležitosti, k rukám: Pověřenec pro ochranu osobních údajů, Am Hauptbahnhof 2, 1100 Vídeň“.

2. DRUHY OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ÚČELY ZPRACOVÁNÍ

2.1 Informace, které poskytujete dobrovolně

2.1.1 Pokud vás požádáme o jiné osobní údaje, než které jsou uvedeny výše, sdělíme vám toto a účely, pro které jsou shromažďovány, v době shromažďování.

2.2 Informace, které shromažďujeme automaticky, soubory cookie a podobné technologie

2.2.1 Informace o osobních údajích, které případně shromažďujeme automaticky při návštěvě našich webových stránek, a o souborech cookie a podobných technologiích naleznete v podmínkách používání našich webových stránek.

2.2.2 Systémy poskytované RCG pro své zákazníky a obchodní partnery provádějí systémové a aplikační protokoly v obvyklém rozsahu výhradně za účelem analýzy chyb. To zahrnuje IP adresu a v závislosti na používaném systému i prohlížeč používaný uživatelem. Právním základem pro zpracování těchto údajů je oprávněný zájem společnosti RCG na zajištění bezpečnosti sítě a dat a funkčnosti systémů, nad nímž nepřevažují vaše zájmy v oblasti ochrany údajů ani základní práva a svobody (článek 6 odst. 1 písm. f GDPR).

2.3 Data, která získáváme z externích zdrojů

2.3.1 Osobní údaje o vás můžeme příležitostně obdržet z externích zdrojů (jako jsou údaje z veřejně přístupných rejstříků, jako je společnost nebo katastr nemovitostí, z informací zveřejněných na webových stránkách vaší společnosti či organizace nebo pokud odešlete dotaz/stížnost týkající se RCG jiné společnosti ve skupině ÖBB a zašlete ji ke zpracování RCG). Kontrolujeme, zda tyto třetí strany buď mají váš souhlas, nebo jsou jinak ze zákona oprávněny či nuceny nám vaše osobní údaje sdělit.

2.3.2 Mezi typy informací, které shromažďujeme od třetích stran, patří osobní údaje obsažené ve veřejných záznamech nebo vaše kontaktní údaje z jiných veřejně dostupných zdrojů, jako jsou webové stránky společnosti. Informace, které obdržíme od těchto třetích stran, používáme pro následující účely:

• udržovat a zlepšovat přesnost záznamů, které o vás vedeme,
• ke zpracování dotazu/stížnosti, která se nás týká.

3. PŘÍJEMCE ÚDAJŮ

3.1 Pro zajištění efektivní tvorby naídek a nákupní poliziky používáme interní organizaci skupinové matice (Rail Cargo Group) skládající se z Rail Cargo Austria AG, Rail Cargo Logistics - Austria GmbH, der Rail Cargo Logistics - Environmental Solutions GmbH, der Rail Cargo Logistics GmbH a Rail Cargo Operator - Austria GmbH i našich mezinárodních dceřiných společností v rámci které může dojít k výměně údajů o zákaznících a dodavatelích.

3.1.1 Údaje o zákaznících si vyměňují společnosti v rámci skupinové maticové organizace za účelem zodpovězení dotazů a předkládání nabídek, a to v rámci společného řízení vztahů se zákazníky (CRM) jako sdílené odpovědnosti (čl. 26 GDPR).

3.1.2 Údaje o dodavatelích a nákupní podmínky od příslušného dodavatele jsou uloženy centrálně a lze je zobrazit v rámci skupinové maticové organizace, abyste získali celoskupinový přehled o objemu nákupu od příslušného dodavatele a mohli zákazníkům poskytovat kombinované nabídky zahrnující dodavatelé jako subdodavatelé.

3.1.3 Přístup jednotlivých zaměstnanců k údajům přenášeným v rámci organizace skupinové matice je omezen na nezbytnou míru v rámci jejich činnosti. Všichni zaměstnanci, kteří mají přístup, jsou informováni, že informace v CRM mohou být osobní údaje a/nebo aktuální nebo budoucí relevantní informace strategického významu a mohou být použity pouze za účelem plnění příslušných úkolů ve funkční oblasti a zejména přenosu neoprávněným osobám nebo nekompetentním orgánům (nebo jiným umožněním přístupu) není povoleno.

3.2  Bez ohledu na tuto výměnu dat v rámci organizace skupinové matice můžeme vaše osobní údaje předávat následujícím kategoriím příjemců:

3.2.1 společnostem naší skupiny, zpracovatelům a partnerům, kteří nám poskytují služby zpracování údajů nebo kteří jinak zpracovávají osobní údaje pro účely popsané v těchto zásadách ochrany osobních údajů nebo které vám budou sděleny, když shromažďujeme vaše osobní údaje. Naším centrálním smluvním zpracovatelem pro služby v oblasti informačních technologií (např. provoz IT systémů, technická údržba a odstraňování problémů) je ÖBB-Business Competence Center GmbH, Lassallestraße 5, 1020 Vídeň, FN 248730 f, společnost skupiny ÖBB. Zpracovatelé mohou zpracovávat jim poskytnuté údaje výhradně v souladu s našimi pokyny a v rozsahu nezbytném pro poskytování služeb pro nás. Tyto zpracovatele smluvně zavazujeme k zajištění důvěrnosti a bezpečnosti osobních údajů zpracovávaných v rámci objednávky. Seznam nejvýznamnějších společností skupiny ÖBB naleznete na konzern.oebb.at/en/about-the-group/organization.

3.2.2 příslušnému orgánu činnému v trestním řízení, regulačnímu orgánu nebo vládnímu orgánu, soudu nebo jiné třetí straně, kde je zveřejnění nezbytné (i) podle platných zákonů nebo předpisů, (ii) k výkonu, ochraně nebo obraně našich zákonných práv nebo (iii) k vaší ochraně důležité zájmy nebo důležité zájmy jiné osoby;

3.2.3 potenciálnímu kupujícímu (a jeho zástupcům a poradcům) v souvislosti s navrhovanou koupí, fúzí nebo převzetím naší společnosti (nebo její části), za předpokladu, že kupujícího informujeme, že sděluje vaše osobní údaje, může údaje použít pouze pro účely uvedené v těchto zásadách ochrany osobních údajů;

3.2.4 jakékoli jiné osobě, pokud souhlasíte se zveřejněním.

3.3 Úroveň ochrany údajů v jiných zemích mimo EHP nemusí odpovídat úrovni v rámci EHP. Vaše osobní údaje však předáváme pouze v rámci EHP a do zemí, které Evropská komise rozhodla, že mají přiměřenou úroveň ochrany údajů, nebo přijímáme opatření, která zajistí, že všichni příjemci ve třetích zemích zajišťují přiměřenou úroveň ochrany údajů. K tomu například uzavíráme s těmito příjemci standardní smluvní doložky vydané Evropskou komisí.

4. PRÁVNÍ ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

4.1 Právní základ pro shromažďování a zpracování osobních údajů závisí na konkrétním kontextu, ve kterém je shromažďujeme.

4.2 Vaše osobní údaje budeme zpracovávat zpravidla pouze v případě, že k tomu máme váš souhlas (článek 6 odst. 1 písm. a GDPR) a pokud osobní údaje potřebujeme k plnění smlouvy s vámi (článek 6 odst. 1 písm. b GDPR), nebo pokud máme oprávněný zájem na zpracování, který nepřevažuje nad vašimi zájmy v oblasti ochrany údajů nebo základními právy a svobodami (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). V některých případech může být zpracování vašich osobních údajů nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje (článek 6 odst. 1 písm. c GDPR), jako jsou zákonné povinnosti uchovávání. Podrobnější popis toho, jaké údaje jsou zpracovávány, za jakým účelem a na jakém právním základě, naleznete v tabulce pod bodem 2.1 tohoto prohlášení o ochraně údajů.

4.3 Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě jiných oprávněných zájmů neuvedených výše (nebo zájmů třetí strany), budeme vás o těchto oprávněných zájmech ve vhodnou dobu informovat.

5. UCHOVÁVÁNÍ DAT

5.1 Osobní „kontaktní údaje“ uvedené v bodě 2.1 uchováváme tak dlouho, jak je to nezbytné a nezbytné pro plnění účelů uvedených v tomto bodě.

5.2 Osobní „údaje o zákaznících“ uvedené v bodě 2.1 uchováváme tak dlouho, jak je to nezbytné pro poskytování našich služeb a našich předběžných smluvních opatření, pokud existuje oprávněný zájem společnosti RCA nebo pokud je to nezbytné pro uplatnění nebo obhajobu právních nároků nebo pro splnění zákonných povinností uchovávání údajů. 

5.3 Osobní „údaje o dodavatelích“ uvedené v bodě 2.1 uchováváme tak dlouho, jak je to nezbytné pro poskytování našich služeb a předběžných smluvních opatření, nebo tak dlouho, jak je to nezbytné pro uplatnění nebo obhajobu právních nároků nebo pro splnění zákonných povinností uchovávání údajů.  

5.4 Jakmile nebudou existovat žádné legitimní účely pro další uchovávání osobních údajů, budou buď vymazány, nebo anonymizovány. Pokud to není možné (například proto, že vaše osobní údaje byly uloženy v archivech záloh), uložíme vaše osobní údaje bezpečně a znepřístupníme je pro další zpracování, dokud nebude možné je vymazat.

6. PRÁVA DOTČENÝCH OSOB

6.1 V souladu se zákonnými ustanoveními máte právo na informace o údajích, které se vás týkají, na opravu, výmaz, omezení zpracování nebo vznést námitku proti zpracování, na přenositelnost údajů a podat stížnost u dozorového úřadu. Zodpovědným orgánem pro ochranu údajů je rakouský úřad pro ochranu údajů, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, který je k zastižení na telefonním čísle +43 1 52152 0 nebo e-mailem na dsb@dsb.gv.at.

6.2 Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu neovlivní zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

6.3 Pokud jsou osobní údaje zpracovávány pro účely přímé reklamy, jejichž zpracování není založeno na vašem souhlasu, máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely takové reklamy, a to i proti profilování, pokud je spojeno s takovou přímou reklamou.

6.4 Pro uplatnění těchto práv nám prosím napište na datenschutz@railcargo.com nebo poštou na „Rail Cargo Austria AG, Legal Affairs k rukám pověřence pro ochranu osobních údajů, Am Hauptbahnhof 2, 1100 Wien“. Vaši žádost zkontrolujeme a odpovídajícím způsobem odpovíme.

6.5 Můžete se také odhlásit z odběru marketingových sdělení, které vám můžeme zasílat. Chcete-li to provést, klikněte na odkaz pro odhlášení v marketingových e-mailech, které vám zasíláme, nebo se z tohoto distribučního seznamu odhlaste zasláním e-mailu na e-mailovou adresu uvedenou v příslušném marketingovém e-mailu. Chcete-li se odhlásit z jiných typů marketingové komunikace (např. poštou nebo telefonicky), kontaktujte nás poštou na adresu „Rail Cargo Austria AG, Legal Affairs  k rukám pověřence pro ochranu osobních údajů, Am Hauptbahnhof 2, 1100 Wien“.

7. AKTUALIZACE TĚCHTO ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

7.1 Tyto zásady ochrany osobních údajů můžeme příležitostně aktualizovat v reakci na právní, technický nebo obchodní vývoj. Pokud aktualizujeme naše zásady ochrany osobních údajů, podnikneme přiměřené kroky, abychom vás informovali v závislosti na důležitosti provedených změn. Získáme váš souhlas se všemi podstatnými změnami zásad ochrany osobních údajů, které provedeme, pokud a v rozsahu požadovaném příslušnými zákony na ochranu údajů. ***